Papeles de trabajo de precios de transferencia: qué guardar
Papeles de trabajo de precios de transferencia: qué documentos guardar, cuánto tiempo conservarlos y en qué formato para defender tu estudio ante el SAT.
El estudio de precios de transferencia es el entregable visible; los papeles de trabajo son todo lo que está detrás. Cuando el SAT revisa, no le basta el PDF final: pide el expediente que demuestra cómo se llegó a cada conclusión. Si ese expediente no existe o está disperso, el mejor estudio se queda sin piso.
Qué es el expediente de papeles de trabajo
Es el conjunto de documentos, cálculos y evidencia que soporta cada afirmación del estudio: desde el contrato que describe la operación hasta el Excel donde se calculó el rango intercuartílico. La autoridad puede requerir cualquiera de esas piezas, y el artículo 76, fracción IX de la LISR habla de obtener y conservar la documentación comprobatoria — no solo el reporte.
Las cinco carpetas que deberías poder entregar
| Carpeta | Contenido típico |
|---|---|
| Legal | Contratos intercompañía firmados, anexos, actas y minutas de decisiones |
| Financiera | Estados financieros, balanzas, segmentaciones y su amarre contable |
| Análisis económico | Búsqueda de comparables, matriz de aceptación/rechazo, cálculo del rango |
| Evidencia de sustancia | Entregables, correos, reportes que prueban que la operación ocurrió |
| Cumplimiento | Estudio final, Anexo 9, informativas presentadas y acuses |
La carpeta legal merece atención especial: los contratos intercompañía con cláusulas mínimas son la columna vertebral del expediente, y un contrato sin fecha cierta o contradicho por la operación real debilita todo lo demás.
Cuánto tiempo conservarlo
La regla general de conservación de contabilidad en el CFF es de cinco años, pero en precios de transferencia conviene ser más conservador: cuando las declaraciones informativas se omiten o presentan con errores, los plazos de revisión de la autoridad se extienden — el detalle está en nuestro artículo sobre caducidad y plazos de fiscalización en PT. La práctica recomendable para grupos con operaciones relevantes: conservar el expediente completo de cada ejercicio al menos diez años.
En qué formato guardarlo
- Digital, organizado por ejercicio y por operación. Una carpeta “PT 2024” con subcarpetas por tipo de operación se entrega en horas; un archivero físico mezclado con la contabilidad general, no.
- Con los archivos fuente, no solo PDF. El Excel de la segmentación y del cálculo de cuartiles permite demostrar el método; el PDF solo muestra el resultado.
- Con fechas que cuadren. Los metadatos de los archivos cuentan una historia; que sea la correcta es justamente el punto de la documentación contemporánea.
- Con respaldo. Cambios de personal, de sistema o de despacho son la causa más común de expedientes perdidos.
El error más caro: armar el expediente cuando lo piden
Un requerimiento del SAT en esta materia suele dar plazos cortos para entregar volúmenes grandes de información. Quien tiene el expediente armado responde y controla la narrativa; quien no, improvisa — y cada inconsistencia entre lo entregado y lo declarado se convierte en una línea más de observaciones. Cómo se desarrolla ese proceso lo explicamos en cómo prepararse para una revisión del SAT.
La forma más simple de empezar es con una lista única de información por ejercicio, como la de nuestro checklist de información para tu estudio: lo que entregas a tu asesor para elaborar el estudio es, en buena medida, lo mismo que debes conservar.
¿No sabes si tu expediente sobreviviría un requerimiento con plazo de 15 días? Escríbenos y hacemos un diagnóstico de tus papeles de trabajo antes de que alguien los pida.